Pengertian
Warehouse management dapat diartikan pengelolaan dari aktivitas yang saling terkait dalam kegiatan penyimpanan barang sementara sedangkan Warehouse Management System itu merupakan kunci utama dalam supply chain, dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping, receiving, putaway dan picking.
Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sitem dan Manajemen adalah ilmu yang mengelola sumber daya sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara yang berfungsi sebagai pusat logistik, namun tidak memberi nilai tambah seara langsung sehingga prestasi kerja tidak begitu terlihat.
Secara jelas bahwa sistem manajemen gudang mengandung pemahaman, yakni pengelolaan dari aktivitas yang saling terkait dalam kegiatan penyimpanan barang sementara.
Lalu, apa saja kegiatan penyimpanan barang tersebut? Ternyata penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktivitas penyimpanan.
Menurut Obal (1998), Warehouse Management System adalah suatu set program-program software komputer yang dirancang untuk mengotomasikan aliran materail yang melalui gudang.
Secara jelas bahwa sistem manajemen gudang mengandung pemahaman, yakni pengelolaan dari aktivitas yang saling terkait dalam kegiatan penyimpanan barang sementara.
Lalu, apa saja kegiatan penyimpanan barang tersebut? Ternyata penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktivitas penyimpanan.
Menurut Obal (1998), Warehouse Management System adalah suatu set program-program software komputer yang dirancang untuk mengotomasikan aliran materail yang melalui gudang.
Tujuan
Tujuan utama Warehouse Management System adalah dapat mengontrol seluruh proses yang terjadi dalam gudang.
Selain itu, Warehouse Management System juga dapat memberikan fasilitas pemberitahuan lokasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah barang dan jenis barang sehingga area penyimpanan di gudang-gudang dapat terpakai secara optimal yang akan mempermudah mengetahui jumlah stok setiap barang.
Selain itu, Warehouse Management System juga dapat memberikan fasilitas pemberitahuan lokasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah barang dan jenis barang sehingga area penyimpanan di gudang-gudang dapat terpakai secara optimal yang akan mempermudah mengetahui jumlah stok setiap barang.
Konsep
Dalam Warehouse Management System, ada beberapa konsep yang bisa digunakan, yaitu:
1. FIFO (First In First Out)
Barang yang pertama kali masuk merupakan yang harus keluar pertama kali. Yang pertama kali antri berarti harus pertama kali dilayani.
2. LIFO (Last In First Out)
Barang yang terakhir kali masuk harus pertam kali keluar. Contohnya jika barang tersebut adalah pasir, maka otomatis yang harus diambil terlebih dulu adalah bagian atasnya.
3. FEFO (First Expired First Out)
Barang yang cepat kadaluarsa harus pertama kali keluar. Contohnya obat-obatan, makanan, minuman.
Fitur dalam Warehouse Management System
Terdapat beberapa fitur standar yang biasa dipakai pada setiap aplikasi pergudangan profesional diantaranya, yaitu Receiving and Putaway, Dispacthing, Stock Take dan Reporting.a.) Receiving and Putaway
Prinsip utama proses ini adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan di gudang sehingga menghindari terjadinya selisih stok pada saat melakukan cycle count atau stok opname.
Setelah fisik barang diterima, maka selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada lokasi tertentu di gudang (Putaway).
Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui informasi dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa men-support sistem FIFO/FEFO.
b.) Dispacthing
Proses dispatching ini berfungsi sebagai pendukung operasional dan dikategori sebagai pengeluaran barang dari gudang (Baik itu Picking maupun Delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-outlet atau kepada customer.
Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan mempermudah melalui adanya informasi pada sistem managemen gudang.
Bagi para pekerja gudang, dengan adanya fitur ini dapat mempercepat pencarian hanya cukup melihat informasi atau bahkan ini sudah ter-upload ke dalam Device Handheld, melalui picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga data barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sehingga bisa ditempati barang lain yang akan diterima.
Setelah melakukan picking pada lokasi, maka operator gudang perlu dipandu dengan adanya informasi barang-barang yang akan di-delivery / diberangkatkan ke satu tujuan.
Sistem akan berisikan informasi order customer berupa stiker barcode dan stiker ini akan sesuai jumlahnya dengan fisik barang yang sudah diambil dari lokasi.
Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan mempermudah melalui adanya informasi pada sistem managemen gudang.
Bagi para pekerja gudang, dengan adanya fitur ini dapat mempercepat pencarian hanya cukup melihat informasi atau bahkan ini sudah ter-upload ke dalam Device Handheld, melalui picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga data barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sehingga bisa ditempati barang lain yang akan diterima.
Setelah melakukan picking pada lokasi, maka operator gudang perlu dipandu dengan adanya informasi barang-barang yang akan di-delivery / diberangkatkan ke satu tujuan.
Sistem akan berisikan informasi order customer berupa stiker barcode dan stiker ini akan sesuai jumlahnya dengan fisik barang yang sudah diambil dari lokasi.
Setelah melakukan aktivitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang telah di-pick up yang telah di-order dari outlet atau customer.
Maka, sistem akan mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note.
Fungsi utama dalam fitur ini adalah untuk memudahkan operasional gudang guna membandingkan antara item-item yang di-picking dengan barang-barang yang akan dimuat ke dalam truk.
Petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan "Checker" yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang akan di-loading.
Maka, sistem akan mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note.
Fungsi utama dalam fitur ini adalah untuk memudahkan operasional gudang guna membandingkan antara item-item yang di-picking dengan barang-barang yang akan dimuat ke dalam truk.
Petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan "Checker" yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang akan di-loading.
c.) Stock Take / Stock Opname
Stock take sendiri merupakan suatu aktivitas yang menyedot kapasitas dan sangat menguras waktu dari operator gudang.
Tidak jarang proses Stock Take dilakukan dengan melibatkan banyak personil gudang, dilakukan perhitungan 1, perhitungan 2, dan seterusnya untuk memastikan baang secara fisik ada di dalam gudang.
Sistem ini dibuat agar memudahkan dengan adanya informasi yang detail pada setiap barang dan lokasi sehingga operator cukup mudah untuk melakukan Stock Take.
Dalam flow Warehouse Management System, maka operasional gudang tentunya tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock di komputer.
Report Stock take yan dicetak setelah hasil perhitungan fisik dilakukan idealnya adalah 0 atau tidak terjadi selisih sama sekali antara komputer dengan fisik.
Jika, ada nilai selisih plus atau minus, maka dilakukan perhitungan ulang terhadap fisik, dengan adanya Warehouse Management System telah membantu untuk melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih.
Sehingga operator tidak perlu lagi berkeliling gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup menghitung ke lokasi yang menurut laporan terjadinya perselisihan dan waktu yang digunakan akan sangat singkat.
Setelah seluruh perhitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment plus atau minus terhadap penghitungan fisik.
Pada tahapan ini, maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai antara data dengan fisik.
Jika, ada nilai selisih plus atau minus, maka dilakukan perhitungan ulang terhadap fisik, dengan adanya Warehouse Management System telah membantu untuk melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih.
Sehingga operator tidak perlu lagi berkeliling gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup menghitung ke lokasi yang menurut laporan terjadinya perselisihan dan waktu yang digunakan akan sangat singkat.
Setelah seluruh perhitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment plus atau minus terhadap penghitungan fisik.
Pada tahapan ini, maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai antara data dengan fisik.
d.) Reporting
Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang dan laporan juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus ditunjang oleh adanya data historis masa lalu.
Fitur reporting ini menurut kami menjadi titik vital pentingnya ada sebuah Warehouse Management System pada gudang.
Beberapa fitur ini harus mampu mendukung kebutuhan aktivitas sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap.
Idealnya seseorang akan mampu membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur laporan satu ini.
Fitur reporting ini menurut kami menjadi titik vital pentingnya ada sebuah Warehouse Management System pada gudang.
Beberapa fitur ini harus mampu mendukung kebutuhan aktivitas sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap.
Idealnya seseorang akan mampu membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur laporan satu ini.
Misalnya, fitur ini hanya ada pada hari persediaan (Inventory Days) yang seharusnya berada pada tingkat minimum, anggap saja idealnya 5 hari.
Apabila hasil Reporting menunjukkan stok gudang ada di atas 5 hari, maka keputusan Kepala atau Manajer Gudang harus mencoba, yakni menurunkan tingkat order dan mengoptimalkan pengeluaran barang sehingga tingkat persediaan menjadi turun.
Laporan ini juga dibutuhkan oleh customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau destinasi mana.
Tanpa adanya fitur pendukung seperti ini, maka Warehouse Management System bisa dikatakan tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.
Reporting juga harus dihubungkan dengan Key Perfomance Indikator (KPI) dari gudang. Misalkan KPI dari variansi stok adalah 1%, maka Report harus mampu mengeluarkan laporan selisih barang hasil stock opname.
Untuk kebtuuhan lebih lanjut (biasanya digunakan oleh Data Analyst), fitur satu ini harus mampu mengekspor file ke dalam file .dbf, .csv, atau .xls yang bisa diolah lebih lanjut dengan Microsoft Excel.
Beberapa fitur standard dari Warehouse Management System yang seharusnya bisa ditemukan pada setiap gudang, tergantung dari nilai pergerakan barang yang terjadi di dalamnya.
Instalasi software Warehouse Management System sendiri memerlukan biaya yang tidak sedkit dan setidaknya membutuhkan 1-2 orang dedicated admin untuk bertanggung jawab atas ini.
Apabila hasil Reporting menunjukkan stok gudang ada di atas 5 hari, maka keputusan Kepala atau Manajer Gudang harus mencoba, yakni menurunkan tingkat order dan mengoptimalkan pengeluaran barang sehingga tingkat persediaan menjadi turun.
Laporan ini juga dibutuhkan oleh customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau destinasi mana.
Tanpa adanya fitur pendukung seperti ini, maka Warehouse Management System bisa dikatakan tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.
Reporting juga harus dihubungkan dengan Key Perfomance Indikator (KPI) dari gudang. Misalkan KPI dari variansi stok adalah 1%, maka Report harus mampu mengeluarkan laporan selisih barang hasil stock opname.
Untuk kebtuuhan lebih lanjut (biasanya digunakan oleh Data Analyst), fitur satu ini harus mampu mengekspor file ke dalam file .dbf, .csv, atau .xls yang bisa diolah lebih lanjut dengan Microsoft Excel.
Beberapa fitur standard dari Warehouse Management System yang seharusnya bisa ditemukan pada setiap gudang, tergantung dari nilai pergerakan barang yang terjadi di dalamnya.
Instalasi software Warehouse Management System sendiri memerlukan biaya yang tidak sedkit dan setidaknya membutuhkan 1-2 orang dedicated admin untuk bertanggung jawab atas ini.
Manfaat
Keuntungan apabila menerapkan Warehouse Management System diantaranya adalah sebagai berikut:
Penerapan Warehouse Management System pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead time proses, yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.
Dengan Warehouse Management System, kita dapat mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stok dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapanpun secara realtime.
Dengan Warehouse Management System, kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal.
Jumlah tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.
Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan prinsip FIFO (First in First Out)
1. Speed up Handling Process
2. Ensure Accurate Inventory Data
3. Optimize Your Warehouse Layout dan Space Utilization
Jumlah tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.
4. FIFO Implementation
5. Automated Data Collection
Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (POT) dan barcode scanner.6. Cycle Counting
Penerapan Warehouse Management System juga memberikan keuntungan dalam menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time.
Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung production gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.
Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung production gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.
Istilah Lain
- Warehouse management: Manajemen gudang
- Warehouse management system: Sistem manajemen pergudangan
- Shipping: Pengiriman
- Receiving: Penerimaan,
- Putaway: Penyimpanan, move (pergerakan)
- Picking: Pengambilan
- Supply chain: Rantai pasok
Seorang yang ingin belajar dari tidak mengerti, memiliki tekad yang kuat untuk meraih hal berbagai dengan belajar dengan giat dan juga senang berbagi